En el contexto actual, para fortalecer su desempeño y responder de forma ágil y efectiva a las demandas de sus clientes, tanto internos como externos, muchas organizaciones están tomando la decisión estratégica de poner parte de sus funciones en las manos de especialistas, permitiéndoles concentrarse en lo que mejor saben hacer: maximizar el rendimiento minimizando los costos.
Y es que, gracias a la implementación de diferentes herramientas tecnológicas, como la integración con soluciones de inteligencia artificial, automatización de procesos, contratación electrónica o la gestión documental digital, los especialistas en Business Process Outsourcing (BPO) han podido ayudar a muchas empresas de diferentes sectores para adecuarse en cada momento a la realidad de su negocio, demostrando ser una herramienta útil para mantenerse competitivas en un mercado cada vez más demandante, además de permitirles liberar recursos que pueden ser dedicados a aumentar su competitividad.
Sin embargo, antes de dar el paso hacia la externalización, es importante definir ¿qué externalizar y hasta dónde?
De forma general podemos decir que puede externalizarse todo aquello que no sea el negocio principal de la empresa, tomando en cuenta que el core de la empresa es otorgar servicios y no realizar procesos.
Si ya has tomado la decisión de externalizar algunos servicios de tu empresa, ¿ya sabes por cuáles podrías empezar? Estos son algunos de los departamentos que podrías fortalecer, parcial o totalmente, dependiendo del tamaño y las necesidades de tu negocio:
Recursos Humanos: Esta es una forma accesible y rápida de recibir el expertise de profesionales preparados para atender y/o fortalecer ciertas áreas clave de tu negocio, ya sea de manera permanente, eventual o por proyecto.
Tecnologías de la Información: Permite el acceso a tecnologías evolutivas y adaptables a los nuevos requerimientos de las empresas, sin necesidad de recurrir a las implicaciones de una reingeniería total de los procesos o de invertir en compra de software, lo que, además, se traduce en una mejoría tanto en el tiempo de entrega, como en la calidad de la información, para la toma de decisiones estratégicas, lo que se traduce en una gran ventaja competitiva.
Back Office: Cuentan con recursos tecnológicos de última generación y personal experto que ofrece soluciones hechas a la medida, de tal forma que las empresas pueden contratar servicios específicos de manera permanente o temporal (para proyectos específicos o campañas), evitando que destinen valiosos recursos, tanto humanos como monetarios, a contratar, capacitar y gestionar un proyecto que durará poco tiempo. Los servicios de back office son en general bajo demanda.
Gestión de Procesos de Negocio (BPM, Business Process Management): Permite automatizar procesos que hoy por hoy requieren mucho tiempo y dedicación, aumentando la eficacia de la organización y afianzando su imagen frente a los clientes. Asimismo, brinda a las organizaciones la posibilidad de alinear los objetivos del negocio con las necesidades de cliente y permite monitorear los recursos de la empresa para incrementar la eficiencia y la productividad.
Gestión documental: Cuando los volúmenes de digitalización de facturas u otros documentos son muy elevados, una posible solución es contratar los servicios de alguna empresa especializada en gestión documental, lo que se traduce en un aumento de la productividad al automatizar estos servicios, mejorar el flujo de información y optimizar los tiempos de búsqueda para centrarse en las competencias básicas.
Atención al cliente: Muchas empresas fortalecen estas áreas mediante servicios especializados de BPO que les facilita acceder a nuevas tecnologías como los bots conversacionales, help desk y contact center, que permiten a grandes y pequeñas empresas lograr un contacto más cercano con sus usuarios y clientes potenciales, mejorando la imagen de su empresa y generando nuevas oportunidades de negocios, al reducir considerablemente los tiempos y número de interacciones para dar respuesta a preguntas comunes a varios usuarios a la vez y de manera inmediata. Además de que aportan información de gran valor a la empresa para la toma de decisiones.
La externalización de procesos (BPO) es un esquema que ofrece beneficios a las empresas volviéndolas más eficientes y permitiéndoles alcanzar un mejor posicionamiento en el mercado, desde una simple tarea de digitalización hasta la robotización y automatización de un proceso. En Cibergestión by BC contamos con más de 40 años de experiencia acumulada en servicios de gestión y somos líderes indiscutibles en procesos de BPO en Europa y América. ¡Conócenos!
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