En estos últimos dos años, en los que ha sido más importante que nunca dedicar tiempo a la innovación estratégica y a pensar en nuevas formas de adaptar el negocio, automatizar las tareas más repetitivas de las empresas de todos los sectores se ha vuelto una necesidad.
Por ello, y en la búsqueda por obtener ventajas competitivas en el mercado y ofrecer soluciones más eficientes a los requerimientos de sus clientes, las empresas han volteado hacia la robotización de diversos procesos.
La RPA (Robot Process Automation) permite utilizar máquinas para llevar a cabo tareas repetitivas de manera autónoma, lo cual hace posible la estandarización y optimización de procesos reduciendo el tiempo de entrega en más de una tercera parte, con el beneficio adicional de una mejora en calidad. Además, permite que el talento humano se enfoque a cuestiones estratégicas del negocio y en innovación.
Cuando hablamos de RPA no nos referimos a un robot propiamente, sino a un software que utiliza reglas para realizar tareas sencillas, es una herramienta flexible que permite adaptarse a los procesos de cada empresa y aprende del usuario, aunque cabe señalar que para funcionar requiere de input humano.
Entre las múltiples ventajas de RPA es que puede ser implementado en casi todas las áreas de las empresas: Facturación, Recursos Humanos, Compras, Servicio al Cliente, Gestión de Conocimiento, etc. Y puede llegar a ejecutar tareas como capturar formularios, adjuntos en correos electrónicos, autenticarse en sitios webs, extraer datos de la web, de aplicaciones, realizar cálculos, etc.
Algunos de los beneficios de la RPA son:
• Son escalables. Permite gestionar diferentes cargas de trabajo simplemente al sumar o reducir robots, que son sencillos de prender y apagar. Además, ofrecen flexibilidad para cubrir un mayor volumen de trabajo por temporabilidad o estacionalidad, por ejemplo en cierre de mes o de año.
• Reducción de costos. Pudiera pensarse que implementar una RPA es caro, en realidad es menos costoso que el salario de la persona o grupo de personas que realizan estas funciones.
• Mejora continua. La RPA permite revisar constamente los flujos y procesos para realizar mejoras continuas.
La combinación de eficiencia, precisión y costo del RPA lo hace ideal para actividades como: ingreso de datos al sistema, gestión de procesos basados en reglas, desarrollo de informes, validación de documentación e información, gestión de actividades transaccionales, clasificación de datos, envío automático de correos electrónicos, entre otros.
¿Cómo arrancar un proceso de automatización? El primer paso es hacer un análisis de los procesos y los flujos de información. Para lograr una implementación exitosa las organizaciones deben estar dispuestas a adaptar su estructura tecnológica y humana, así como modificar los roles actuales –la aplicación efectiva de un RPA requiere de compromiso y cambio de mentalidad–, por ello algunas empresas deciden externalizar en empresas especializadas los procesos factibles para la implementación de un RPA.
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